Office 365
El poder de SharePoint en la nube para su empresa
SharePoint Online es un servicio basado en la nube y hospedado por Microsoft, destinado a empresas de cualquier tamaño. Las empresas tienen la posibilidad de suscribirse a SharePoint Online y disponer en cuestión de minutos de los beneficios de Microsoft SharePoint.
Como parte de Office 365, SharePoint Online le permite crear sitios para compartir sus documentos e información, lo que facilita el trabajo junto con sus compañeros y clientes.
Office 365 es una suite de servicios basados en Internet que están diseñados para satisfacer las necesidades de seguridad, fiabilidad y productividad del usuario.
Esta modalidad supone un ahorro importante de costes y cuenta con una rápida implantación. No requiere tareas de mantenimiento y sólo con una cuota mensual, las PYMES pueden disponer de la misma plataforma de colaboración que las grandes compañías, sin tener que implantar la infraestructura y el software necesarios para hospedar SharePoint en local.
Su objetivo principal es el de proporcionar unos servicios en los que se pague por uso, aumentar la distribución del servicio y proporcionar flexibilidad para aumentar o reducir los recursos necesarios por los servicios. Microsoft Office 365 facilita la comunicación y la colaboración entre usuarios desde cualquier lugar y pensado para empresas de cualquier tamaño.
Personalización SharePoint Online
SharePoint Online permite a los programadores la posibilidad de personalizar y desarrollar soluciones para utilizar en la nube. Existen tres maneras de personalizar SharePoint Online:
- Configuración mediante el explorador: se pueden editar diseños de página, agregar y personalizar elements web, agregar widgets o insetar código jQuery
- SharePoint Designer: podemos utilizar este programa de diseño web y de aplicaciones para personalizar sitios web en SharePoint.
- Código personalizado: Microsoft Visual Studio proporciona una variedad de plantillas especializadas que permite crear soluciones con una serie de elementos SharePoint.
Sus servicios online se componen de: Microsoft SharePoint Online, Microsoft Office Professional Plus, Microsoft Office Web Applications, Microsoft Exchange Online, Lync Online. |
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Ventajas
SharePoint Online dispone de las mismas funcionalidades, con unas ventajas claras: no precisa de instalación ni licencia, ya que se encuentra alojado en los servidores de Microsoft. Se adquiere mediante suscripciones con una cuota mensual, con la posibilidad de ampliar las suscripciones en cualquier momento.
Ventajas:
- No precisa de instalación ni mantenimiento.
- Cumple con distintas medidas de seguridad que garantizan la privacidad y el aislamiento de datos.
- Reducción importante de costes, al no comprar licencias y pagar por suscripciones mensuales.
- Inmediatez. Cuenta con una rápida implantación, ya que el servicio puede estar disponible en unos minutos tras la suscripción.
Para su funcionamiento sólo hace falta una suscripción de usuario de Office 365. Las suscripciones están ligadas a la empresa y se asignan a los usuarios. Además, estas suscripciones, se pueden reaprovechar con otros usuarios.
Existen cuatro modalidades de suscripciones de usuario:
- Kiosk Worker, para usuarios de consulta
- Office 365 for Small Business, para pequeñas empresas y profesionales independientes con hasta un máximo de 50 suscripciones.
- Office 365 for Enterprise, para empresas de distintos tamaños
- Office 365 for Education, para instituciones y centros educativos
Hay distintos tipos de usuarios:
- Usuarios externos. Son aquellos que contratan la suscripción y externos a la empresa, que tienen acceso a SharePoint Online.
- Partners. Se puede asociar a un partner que contará con acceso a los servicios en office 365.
- Administradores de Office 365. Son usuarios con permisos para crear colecciones de sitio, dar permisos a los usuarios y mantener las configuraciones de Office 365.
Seguridad
Cuenta con varias medidas de seguridad:
- Todas las conexiones con SharePoint Online se realizan mediante HTTPS.
- Usa el antivirus Microsoft ForeFront que evita que algún usuario pueda subir un documento infectado con algún virus.
- Se monitoriza el servicio para evitar ataques o alguna intrusión.
- Cuenta con actualizaciones automáticas y periódicas de todos los servicios.
- Se realizan backup automáticos de todos los datos cada 12 horas y serán retenidos durante 14 días.
- Se aíslan los datos de cada cliente del resto de clientes mediante la suscripción de SharePoint.
- Microsoft Online garantiza el cumplimiento de la normativa ISO 27001, SAS70 tipo I y II y HIPAA y FERPA.
Cuando se contrata este servicio se crea un usuario administrador de este servicio, con el que puede acceder al sitio de administración de Office 365, desde donde se pueden personalizar los servicios contratados como administrar colecciones de sitio, perfiles de usuario, InfoPath, servicio de metadatos administrados… Desde aquí se pueden gestionar los usuarios o sincronizarlos con el directorio activo de la empresa.
Al igual que SharePoint Server, SharePoint Online se puede personalizar con SharePoint Designer, subiendo mastepages propias, css, ficheros JavaScript o WebParts de contenido, entre otros.
En la implantación Online también incluye el InfoPath con el que se puede diseñar formularios avanzados y Access Services con el que compartir bases de datos de Access desde un entorno web. También se puede subir código propio aunque con restricciones.