Gestión documental de SharePoint

SharePoint combina las técnicas de administración de documentos, búsqueda e informática social de una organización al alcance de todos. Permite acceder de forma rápida y ágil a documentación y proporciona una correcta gestión, al mismo tiempo que permite un uso compartido entre los propios trabajadores de la organización.

Se trata de una Gestión documental regulada, ya que cuenta con una serie de procesos de aprobación, revisiones y controles periódicos que componen su ciclo de vida.

Con SharePoint las empresas dispondrán de un mejor uso de las intranets corporativas. Una mejor gestión de la información dentro de la empresa gracias a la optimización de la intranet y extranet de la empresa.

 

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Categorización por metadatos y taxonomías

El servicio de metadatos de SharePoint permite la categorización de la información, asociando los metadatos a los contenidos para ayudar al buscador a encontrar la información requerida. Se pueden añadir etiquetas de contenido mediante taxonomías existentes o crear nuevas etiquetas para ayudar a los usuarios en la búsqueda de información. Suscribiéndose a las etiquetas, el usuario puede recibir actualizaciones de contenido, personas, proyectos y mucho más, directamente dentro de mi sitio. 

Podemos indicar esos metadatos escribiendo directamente el término. Se trata de una aplicación de SharePoint que, por defecto viene desactivada, y en el que tendremos acceso a los términos, un conjunto de términos y un grupo de términos.

  • Los términos son las palabras utilizadas por el usuario para catalogar los contenidos.
  • El conjunto de términos agrupa términos y permite establecer las personas y el orden que podrán agregar nuevos términos.
  • Los grupos de términos permiten agrupar conjuntos de términos y especificar los usuarios que podrán colaborar en estos grupos.

Podemos utilizar las etiquetas para clasificar y organizar grandes cantidades de información.Se pueden utilizar etiquetas estandarizadas definidas por la organización y etiquetas definidas por los empleados.

 

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Gestión de documentos para ISO 9001

La gestión de documentos es uno de los principales usos de SharePoint en las compañías, donde muchas se encuentran reguladas por la norma ISO 9001, la cual especifica un conjunto de requisitos para crear y mantener un buen sistema de gestión de la calidad como:

  • Aprobar los documentos en cuanto a adecuación antes de su emisión.
  • Revisar y actualizar los documentos cuando sea necesario y aprobarlos de nuevo.
  • Asegurarse que se identifiquen los cambios y el estado de la versión vigente de los documentos.
  • Asegurarse que las versiones pertinentes a los documentos aplicables se encuentren disponibles en los puntos de uso.

SharePoint cumple con esta normativa al proveer de plantillas de sitios, bibliotecas y flujos de trabajo para cumplir con todos estos requisitos.

Para cumplir con las normativas ISO y FDA, la documentación asociada a los procesos de negocio en este ámbito está estandarizada. Para su gestión contamos con:

  • Seguridad
  • Control de versiones
  • Registros de impresión
  • Firma electrónica
  • Circuitos de aprobación

Firma electrónica

SharePoint cuenta con un módulo integrado, hablamos de SealSign, una plataforma de firma electrónica que permite a los usuarios contar con nuevas opciones de firma en sus menús. Este uso de la firma electrónica permite asegurar la identidad de la persona firmante y al mismo tiempo mantener la integridad del documento. De acuerdo con la Ley 59/2003 de Firma Electrónica esta firma electrónica tendría el mismo valor legal que el de la firma manuscrita. En el portal de SharePoint podemos disponer de:

  • Firma de listas
  • Firma de librerías
  • Elemento web portaminas

Este uso de la firma electrónica, añade además la posibilidad de escanear la firma electrónica en lo documentos. Esto supone una ventaja para las grandes organizaciones, ya que permite un importante ahorro de tiempo en la gestión de documentos y las capacidades de búsqueda. Permite a los empleados realizar las tareas administrativas de forma electrónica, desde cualquier lugar y a cualquier hora, siempre con total seguridad. Con esto se consigue agilizar los tiempos y se evitan posibles pérdidas de documentación, además de ahorrar costes al eliminar el papel y los envíos pertinentes. Esta firma electrónica permite mostrar proyectos de facturación electrónica.

La integración de la firma electrónica en los documentos permite aprobación de flujos de trabajo basados en la firma y otras funciones como firma de listas, bibliotecas y PDF. SharePoint permite establecer los pasos que un documento sigue en su ciclo de vida en la organización. De esta manera, cuando un usuario añade un documento a un flujo, éste va siguiendo los pasos, requiriendo aprobaciones y firmas de los usuarios que precise en el flujo. Esto permite que no sea necesario el papel para los procesos de aprobación basados en la firma, y a la vez, cumpla con las normativas, haciendo que los procesos sean más rápidos y ahorrando costes.

SealSign también se integra y adapta a los dispositivos móviles para hacer más fácil el trabajo de los usuarios. Y es que, cada vez son más las empresas que incorporan a sus oficinas tabletas como parte de sus herramientas para trabajar. Así, los empleados podrán aprobar y firmar documentos en cualquier escenario, fuera de la oficina. Además, un cliente podría firmar un contrato de la forma que normalmente lo hace, directamente sobre el Tablet. Esto se consigue gracias a una aplicación a medida para tablets.

Ventajas:

  • Acceso inmediato a la información: permite un acceso rápido y directo a cualquier documentación que requiera el usuario.
  • Suministro y distribución de contenidos de la compañía.
  • Aumento de la productividad: las facilidades para la administración de contenidos y su distribución permite una mayor interacción de los trabajadores que comparten esa información. Los usuarios encuentran la información que necesitan más fácilmente y su trabajo es gestionado desde el principio hasta el final. Todo esto se traduce en una mejora de la productividad.
  • Mejora de la gestión del conocimiento: administración de contenidos multimedia por secuencias, haciendo más accesible su localización y facilitando su administración.
  • Cumplimiento de la seguridad: SharePoint reduce los riesgos de seguridad que supone deshacerse de la información utilizada, cumpliendo con la normativa. Facilita la etiqueta de contenido, hace cumplir plazos de retención, declara registros jurídicos aplicables y bodegas. Con estas medidas, puede hacer frente al cumplimiento de la seguridad y reducir el riesgo de cometer errores cuando la información está archivada o eliminada.
  • Reducción de costes TIC: una fácil integración de SharePoint, el manejo de documentos, registros, contenidos web en una única plataforma ayuda a reducir costes y que la empresa obtenga más valor de sus inversiones.

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